Aanbesteden met KBenP: de belangrijkste vragen centraal

Een nieuw zaaksysteem aanbesteden: voor gemeenten is dat een spannend proces. Onze adviseurs van KBenP Zaakgericht Werken weten er alles van. Bij een groot aantal gemeenten begeleiden wij dit traject van A tot Z. Regelmatig zijn wij vervolgens ook betrokken bij de Proof of Concept-fase en de implementatie.

De aanleidingen voor een aanbesteding zijn net zo gevarieerd als de gemeenten zelf. Af en toe stopt een leverancier met het leveren van een bepaald zaaksysteem. Soms wil een gemeente bewust doorontwikkelen, of vindt de aanbesteding plaats in het kader van een bestuurlijke fusie. Hoe dan ook, zo’n aanbestedingstraject voor een nieuw zaaksysteem gebeurt regelmatig binnen een bredere context van bestuurlijke en organisatorische ontwikkelingen. Het is voor onze adviseurs dan ook van belang om hier bewust en sensitief mee om te gaan.

Maar onze dienstverlening gaat verder. Wij zien namelijk ook extra kansen voor de gemeenten die zich in zo’n periode bevinden. Tijdens onze workshops inventariseren wij de eisen en wensen van de medewerkers. Wat kan er in het nieuwe zaaksysteem absoluut niet ontbreken? Waar kunnen jullie niet zonder – en hoe komt dat? En welke functionaliteiten zouden een prachtige aanvulling zijn op het huidige systeem?

Interessant aan deze vragen zijn de onderliggende vraagstukken die hieraan ten grondslag liggen. Vragen die iedere organisatie zich zou moeten stellen en die tijdens een aanbestedingstraject op natuurlijke wijze centraal staan. Namelijk: hoe werkt de gemeente momenteel en – misschien wel belangrijker – waarom is dit zo?

Het is begrijpelijk dat deze vragen normaliter te weinig gesteld worden. Immers, medewerkers hebben het vaak druk met het uitvoeren van het werk om zich af te vragen waarom ze het werk op deze manier uitvoeren. Het mooie van een aanbestedingstraject is dat alle relevante domeinen binnen de gemeente in het proces meegenomen worden. Alle eindgebruikers van het nieuwe zaaksysteem moeten direct of indirect inspraak hebben. In de praktijk merken wij dat gemeenten daardoor uitgedaagd worden om een eigen visie te ontwikkelen op hun werkprocessen. Bijvoorbeeld: wat is de rol van de back-office? Op wat voor manier communiceert de gemeente naar haar burgers en buurtgemeenten en wie is waarvoor verantwoordelijk? Waarom eigenlijk? Als bepaalde zaaksystemen dit verschillend aanpakken, voor welke methode kiest de gemeente dan? Onze adviseurs geven het projectteam alle ruimte om de regie in eigen handen te houden. Wel adviseren wij over de haalbaarheid van de eisen en wensen die in kaart gebracht worden. Zo wordt de markt niet overvraagd en kan de gemeente uiteindelijk kiezen uit meerdere sterke inzendingen.

Zo verwordt een aanbestedingstraject tot veel meer dan een effectieve tool om een nieuw zaaksysteem te verwerven. Ons traject is een automatische toetsing van de efficiëntie van de werkomgeving en -processen. En daar heeft iedereen binnen de gemeente uiteindelijk baat bij.