Een kijkje achter de schermen van de Rijksbijeenkomst
Op dinsdag 17 september bruiste het COA in Den Haag van ideeën, inzichten en inspirerende gesprekken. De gelegenheid? De Rijksbijeenkomst over digitalisering binnen de overheid, georganiseerd door KBenP Zaakgericht Werken. Een middag lang namen praktijkdeskundigen het publiek mee langs alle uitdagingen, vraagstukken en oplossingen die dit thema biedt. Deze bijzondere bijeenkomst kwam natuurlijk niet uit de lucht vallen. Ik ga in gesprek met Annemieke Wilzing, organisator van het evenement en adviseur van KBenP Zaakgericht Werken. Zij voert als adviseur diverse opdrachten uit bij organisaties op het gebied van Zaakgericht Werken, variërend van aanbestedingen, Proof of Concepts, tot implementaties en inrichten van beheerorganisaties.
Neem ons mee naar het begin: hoe ontstond het idee van een Rijksbijeenkomst?
We zijn onlangs met KBenP begonnen met het organiseren van regiobijeenkomsten. We merkten dat binnen veel gemeenten de behoefte bestond aan het delen van kennis over digitalisering en Zaakgericht Werken. Dus wij hebben voor hen een platform gecreëerd waarop ze zelf ervaringen konden uitwisselen. Gemeenten wisselen gemakkelijk onderling informatie uit. Het is onze ervaring dat de Rijksoverheid is in dit opzicht iets meer gesloten is. Ik denk dat dit deels te verklaren is doordat de Rijksoverheid op landelijk niveau veel meer onder een vergrootglas ligt en omdat overheids-ICT-projecten over het algemeen negatieve berichtgeving krijgen in de media. Wij dachten: des te belangrijker om hierover de dialoog te openen, want wellicht heeft de Rijksoverheid daar juist baat bij.
Waarin verschilt digitalisering binnen de rijksoverheid van digitalisering binnen gemeenten?
Ik heb het idee dat sommige trajecten moeizamer verlopen als een organisatie vrij groot is. Je ziet vaak bij kleine gemeenten dat ze makkelijker stappen kunnen maken, omdat er simpelweg minder spelers bij het geheel betrokken zijn.
De Rijksbijeenkomst ging over digitalisering – een breed thema. Waarom hebben jullie daarvoor gekozen?
We wilden het programma duidelijk en laagdrempelig houden voor alle geïnteresseerden. De term Zaakgericht Werken is lang niet overal volledig ingeburgerd en op rijksoverheid-niveau wordt ook vaak gekozen voor andere termen, zoals procesmatig werken. In gemeenteland is het wel een veelvoorkomende term – daar is het ook begonnen – en zij kennen ons als partij. Bij andere takken van de overheid is Zaakgericht Werken minder duidelijk bekend. Het is zonde als de naamgeving een struikelblok vormt; daar wilden wij ons verre van houden. We wilden tijdens de bijeenkomst ook ruimte bieden voor discussie over digitaal werken in de bredere zin van het woord.
Wat voor reacties heb je gekregen op de dag zelf?
Veel verschillende bezoekers gaven aan dat zij zelf ook bezig zijn met de omslag naar Zaakgericht Werken en daarom veel behoefte hebben aan input en casuïstiek. Dat ik zoveel van deze reacties heb gekregen vind ik ontzettend leuk, want dat betekent dat er binnen de rijksoverheid inderdaad de behoefte bestaat om dit thema bespreekbaar te maken. Verder hadden we enorm geluk dat het COA en het Ministerie van Justitie & Veiligheid openlijk wilden vertellen over hun eigen stappen binnen de digitalisering van hun organisatie. De verhalen sloten mooi op elkaar aan en daar hebben de bezoekers veel van geleerd.
Hoe zie jij de toekomst van Zaakgericht Werken binnen de overheid?
Ik merk dat binnen alle takken van de overheid het besef van het grote belang van goed informatiemanagement inmiddels duidelijk doorgedrongen is. Of dit allemaal compleet via Zaakgericht Werken als concept zal gaan, staat wat mij betreft niet vast. Het is ook mogelijk dat verschillende elementen ingezet zullen worden, zodat iedereen tot een oplossing op maat kan komen. Maar dát er op dit gebied nog grote stappen gezet gaan worden, dat weet ik zeker.
