Het zal je maar gebeuren. Je hebt als organisatie nét het systeem aanbesteed en geïmplementeerd, of je werkt misschien al een geruime tijd naar tevredenheid met het systeem, en dan krijg je bericht van de leverancier dat het systeem end-of-life is en niet doorontwikkeld wordt. Welke mogelijkheden heb je dan?
Wat zijn de beweegredenen van de leverancier?
De ontwikkelingen op het gebied van zaaksystemen hebben de afgelopen jaren niet stilgestaan. Documentmanagementsystemen zijn doorgegroeid naar zaaksystemen en steeds vaker horen wij termen voorbij komen als 2deen 3degeneratie zaaksystemen. Systemen bestaan vaak uit jaren van opgebouwde functionaliteit, elke keer toegespitst op de nieuwste ontwikkelingen, die net zo snel ook weer verouderen. Het is niet meer dan logisch dat leveranciers dan ook, om verschillende redenen, af en toe de beslissing nemen om een ouder systeem niet meer verder te ontwikkelen en een volledig nieuw systeem in de markt zetten dat voldoet aan de moderne eisen en wensen.
Wat ons betreft is het een goede keuze van een leverancier om zich te richten op één systeem. Het doorontwikkelen van een systeem vergt veel capaciteit, en daarmee geld en tijd. Het in stand houden van meerdere systemen heeft als gevolg dat deze capaciteit verdeeld moet worden. Alle aandacht op één systeem richten zal op de langere termijn resulteren in een product van hogere kwaliteit.
Wat is de impact voor je organisatie?
Dat de leverancier een slimme keuze maakt betekent niet dat deze keuze voor jou als klant ook op de korte termijn de beste is. Zeker niet als je net een implementatie of zelfs een migratie achter de rug hebt dan is veel werk voor niets geweest. De overstap van het ene naar het andere systeem van dezelfde leverancier is een flinke klus. Leveranciers zullen speciale deals aanbieden (“U kunt kosteloos over naar ons nieuwe systeem”) en toezeggen dat de overstap gemakkelijk (“Wij ontzorgen jullie helemaal”) zal gaan. Het is onze ervaring dat een dergelijke overstap echter niet gemakkelijk is. Ook het feit dat je bij dezelfde leverancier blijft heeft op basis van onze ervaring weinig invloed hierop.
Welke invloed heb je als klant?
Het liefst wil je natuurlijk voorkomen dat dit kan gebeuren zonder dat je daar als klant invloed op hebt. Hoewel je hier in de praktijk geen 100% garanties voor kunt krijgen, is het verstandig hierover al direct iets in het programma van eisen van de aanbesteding over op te nemen. Dit geeft je de houvast om in overleg te gaan met je leverancier als de situatie zich aandoen. Daarnaast is het verstandig om te blijven oriënteren op de nieuwe ontwikkelingen op de markt zodat je je huidige systeem in de juiste context kunt plaatsen en de boodschap misschien niet geheel onverwacht aankomt.
Wat is de beste aanpak als het toch zover komt? Mocht je toch in een dergelijke situatie komen dan is het goed om je rol als Opdrachtgever serieus te nemen en goed om stil te staan bij de verschillende mogelijkheden (en rechten) die je hebt. De afgelopen jaren hebben wij verschillende organisaties geadviseerd bij een dergelijke situatie. In de praktijk bleken deze organisaties bijna nooit verplicht om over te gaan naar het nieuwe systeem. Het is dan ook volgens ons belangrijk de mogelijkheden om voorlopig toch bij het oude systeem te blijven in kaart te brengen, inclusief de consequenties daarvan. Hiermee koop je tijd om een juiste aanpak voor jouw organisatie te bedenken en wellicht ook andere klanten te benaderen om gezamenlijk op te treden. Laat je hierbij niet opjagen door je leverancier. Daarnaast is het belangrijk om het nieuwe systeem te onderzoeken, de leverancier zal hier niet voor niets op inzetten. Ons advies is wel om dan ook direct de rest van de markt mee te nemen in je analyse, want als je toch moet overstappen, doe dat dan weloverwogen en vanuit een breed perspectief!
Wij zijn ook benieuwd naar jullie mening hierover!
Dit bericht heeft 5 reacties
Het is sowieso goed om de markt in de gaten te houden. Zeker nu de ontwikkelingen rond #common ground snel gaan. Goed opdrachtgeverschap is de sleutel.
Als eerste zou ik willen zeggen dat een DMS een DMS is en een Zaaksysteem een Zaaksysteem is en blijft. Het groeien door ook iets van de andere toepassing erbij te ontwikkelen, geeft vaak twee zwakkere toepassingen. Je bent nooit verplicht iver te gaan. Blijf baas in eigen bedrijf. Leer van de historie zodat je de eisen of richtlijnen voor een volgende stap goed gezet kunnen worden. Denk hierbij niet in de mogelijkheden die leverancier bieden, maar naar features die je zelf wilt hebben
Dag Ronald, dat is volgens mij volledig in lijn met mijn verhaal. Helemaal mee eens. Ook denk ik dat het goed is om jezelf niet te beperken tot de mogelijkheden die leveranciers beiden. Aan de andere kant moeten we ook realistisch zijn. Onmogelijke eisen stellen heeft ook weinig zin, dus dan moet je of je ambitie aanpassen, of een andere strategie kiezen.
Dit is wat je krijgt, als je systemen laat bouwen die in alle voorkomende zaken voorzien. Als je in plaats daarvan een generiek afhandelingssysteem had ontwikkeld, en je had dat *daarna* toegepast op die voorkomende zaken, dan had je stukken minder last van zoiets. Dat heet ‘architectuur’, geloof ik. Maar dan niet voor de infrastructuur maar voor je managementsysteem. Helaas levert zo’n aanpak de leveranciers niet voldoende omzet op, want dan zou de gemeente met een eenvoudig systeem komen te zitten – en de schoorsteen moet wel roken 🙂
Wil je nou weten hoe je als gemeente je zaken stukken eenvoudiger leert afhandelen, met veel eenvoudiger systemen, kijk dan eens naar een eenvoudig managementsysteem en gebruik dat als uitgangspunt om *daarna* je tooling mee in te richten. Kies dan iets waar je meteen heel GEMMA mee kunt inrichten, dan kun je ook een poosje vooruit. A fool with a tool is still a fool.
Dag Jan,
Bedankt voor je reactie. Ik ken de markt goed, maar jouw opmerkingen kan ik eigenlijk niet plaatsen in deze context. Eerst geef je aan dat je niet een systeem moet bouwen die in alle voorkomende zaken kan voorzien en vervolgens adviseer je een ‘eenvoudig’ managementsysteem waarmee je heel de GEMMA kunt inrichten? Dat rijmt volgens mij niet.
Daar waar de leveranciers stoppen met ontwikkelen is dat volgens mij niet logische stap. Elk systeem kent zijn houdbaarheid en de systemen die stoppen zijn al geruime tijd in productie.