Het zijn roerige tijden voor informatievraagstukken bij de Nederlandse overheid. Media, LinkedIn, opiniestukken: vrijwel dagelijks wordt er geschreven over onderwerpen als Common Ground, datasoevereiniteit, open source en artificial intelligence. Het is goed dat de discussie over deze onderwerpen wordt aangewakkerd, omdat kennisuitwisseling en dialoog immers bijdraagt aan het maken van keuzes. Maar waar houdt de inhoud op en wordt het marketing? En wat is er nou echt realistisch en verstandig om te doen voor een ‘doorsnee’ Nederlandse gemeente? In deze blog gaan we daarom beknopt kijken naar de inhoud achter één van de meest zichtbare onderwerpen van de laatste tijd: Nextcloud.
Nextcloud en Microsoft
Nextcloud wordt vaak in één adem genoemd met de afhankelijkheid die veel overheidsorganisaties kennen van Microsoft-applicaties. Vooral Teams en SharePoint worden de afgelopen 6 jaar intensief gebruikt, waarbij er op het gebied van informatiebeheer vaak nog een wereld te winnen is. ‘Heeft het wel zin om energie in Teams te steken, of kunnen we beter verder met alternatieven als Nextcloud?’ is dan een vaak gehoorde vraag.
Het antwoord op het ‘Microsoft deel’ van de vraag is wat mij betreft duidelijk: voorsorteren op het einde van de huidige levenscyclus van M365 en op wat er volgt is verstandig, maar het ontslaat jouw organisatie niet van het zorgen voor informatie die reeds is aangemaakt binnen Teams. Volwassen (informatie)beheer is daarom niet optioneel, maar fundamenteel, want Teams is tenslotte al jaren volgestopt met informatie. Opruimen is dus altijd de moeite waard. Maar wat betreft de levenscyclus na Teams en SharePoint ligt het antwoord ingewikkelder. Waar hebben we het precies over als het gaat om Nextcloud?
Wat is Nextcloud?
Het is ten eerste belangrijk om te beseffen dat werken met Nextcloud betekent dat je anders moet kijken naar termen als aanschaffen, relaties met de markt en ontwikkelen/beheren. Nextcloud kan in het kort omschreven worden als platform met een appstore, spelregels voor deelnemende apps en dienstverlening, misschien nog wel het best vergelijkbaar met de appstores zoals we die kennen van onze telefoons. Op de appstore bieden diverse ontwikkelaars, waaronder Nextcloud zelf, apps aan. Nextcloud zorgt daarbij voor een basisset aan eisen waar deze apps aan moeten voldoen. Denk bijvoorbeeld aan dat een app open source moet zijn en voldoet aan beveiligingsnormen. Organisaties kunnen zelf bepalen welke apps ze nodig hebben en, indien de technische kennis aanwezig is, vanwege het open source karakter zelfstandig verder ontwikkelen.
Voor het daadwerkelijk implementeren van de omgeving is hosting nodig. Nextcloud is zelf nadrukkelijk geen hostingspartij. Hiervoor moeten dus afspraken worden gemaakt met een derde partij, of er moet zelf worden gehost.
Als je op zoek bent naar een totaalpakket aan dienstverlening, moet je daarom ten minste rekening houden met de volgende onderdelen:
- Het selecteren van een hostingpartij voor het Nextcloud-platform en de informatie daarop.
- Servicecontracten voor vragen, storingen en wijzigingen. Bij Nextcloud zelf, maar indien nodig ook rechtstreeks bij ontwikkelaars van apps of bij tussenpartijen.
Daarnaast sluiten apps natuurlijk niet automatisch aan op de context van Nederlandse overheidsorganisaties. Nextcloud is een internationaal platform, dus ergens moet de samenwerking worden gezocht om specifiek voor de Nederlandse (overheids-)markt te ontwikkelen. Hier is ontwikkel- en beheerbudget nodig en moeten afspraken worden gemaakt over regie. Daar wordt het interessant, want welke partijen zijn dat, hoe wordt die ontwikkeling bekostigd en hoe wordt hierop gestuurd?
Hiermee ontstaat in feite een derde kostenpost: het ontwikkelbudget. Zonder ontwikkelaars die er specifiek voor zorgen dat onze context (Archiefwet, Wet Open Overheid, AVG, etc.) wordt ingericht op bestaande en nieuwe blokken, blijft het succesvol toepassen van Nextcloud binnen overheidsorganisaties praktisch onmogelijk. Overheidsorganisaties moeten zich zodanig gaan organiseren dat regie kan worden gevoerd en budgetten beschikbaar worden gesteld. Hoe die organisatie vorm gaat krijgen, is één van de belangrijkste vragen van de komende tijd.
Oproep: laten we samen aan waarheidsbevinding doen!
Tijdens de Nextclouddag van afgelopen april kwamen er meerdere initiatieven voor Nederlandse overheidsorganisaties aan bod en werden er goede gesprekken gevoerd. Dit heeft ons bij KBenP Digitale Overheid ook geïnspireerd om zelf verder te onderzoeken wat er mogelijk is.
Daarom start Jessie Huijsing in september bij ons team. Hij heeft in het verleden Nextcloud-omgevingen opgezet voor kleine bedrijven en wil dit graag, als onderdeel van zijn studie, voor de Nederlandse overheid oppakken. Het doel is om te onderzoeken wat bestaat, wat er in ontwikkeling is en hoe dit invulling kan geven aan de kerntaken van een doorsnee Nederlandse gemeente. Zodoende kunnen we beter inschatten wat er al werkt en wat er nog nodig is om daadwerkelijk een Nextcloud-omgeving te gebruiken.
Het opzetten van deze testomgeving heeft de grootste kans op succes als wij samen kunnen optrekken met één of enkele geïnteresseerde organisaties. Is jouw gemeente aan het nadenken over de volgende stap? En benieuwd naar wat er mogelijk is? Laten we dit dan gezamenlijk uitzoeken. Neem gerust contact op met kjeld.soppe@kbenp.nl.
De Nextcloud-dag van afgelopen april in de jaarbeurs in Utrecht.
