Met de introductie van Euro Office op 9 juni krijgt de discussie over digitale werkplekken opnieuw aandacht. Euro Office is geen afzonderlijk softwarepakket, maar een bundeling van Europese leveranciers en oplossingen, waaronder Nextcloud, die gezamenlijk een alternatief willen bieden voor platformen zoals Microsoft 365. Daarbij ligt de nadruk op digitale soevereiniteit, Europese dataopslag en minder afhankelijkheid van grote internationale technologiebedrijven.
Voor overheidsorganisaties is dat echter niet alleen een technische of financiële afweging. De keuze voor een digitaal samenwerkingsplatform heeft namelijk directe gevolgen voor de informatiehuishouding. Of een organisatie nu kiest voor Microsoft 365, Nextcloud, Euro Office of een andere oplossing: de manier waarop informatie wordt opgeslagen, gedeeld, beheerd en teruggevonden wordt in belangrijke mate bepaald door het platform waarop medewerkers dagelijks samenwerken.
Meer dan een platformkeuze
Bij de keuze voor een digitale werkplek gaat de aandacht vaak uit naar functionaliteiten, gebruiksgemak en kosten. Voor gemeenten, provincies, waterschappen en andere publieke organisaties speelt echter ook een andere vraag: hoe blijft informatie beheersbaar? Dagelijks ontstaat informatie in documenten, chats, e-mails, vergaderingen en samenwerkingsomgevingen. Medewerkers moeten eenvoudig kunnen samenwerken, terwijl informatie tegelijkertijd toegankelijk, vindbaar en duurzaam beheerd moet blijven. Daarmee raakt een platformkeuze direct aan de kwaliteit van de informatiehuishouding.
Wanneer informatie nodig is
Het belang van een goede informatiehuishouding wordt vaak pas zichtbaar wanneer informatie daadwerkelijk nodig is. Denk aan een Woo-verzoek, een juridische procedure, een audit of een verzoek van een toezichthouder. Op dat moment moet duidelijk zijn waar informatie zich bevindt en moet deze snel kunnen worden teruggevonden. Wanneer documenten, chats en besluiten verspreid zijn over Teams, e-mailboxen, persoonlijke opslaglocaties en andere systemen, wordt dat aanzienlijk lastiger. Hierdoor neemt niet alleen de werklast toe, maar ook het risico dat informatie onvolledig wordt aangeleverd of niet meer gevonden kan worden.
De keuze voor een platform heeft daarom directe invloed op de vindbaarheid, toegankelijkheid en beheersbaarheid van informatie.
Meer dan alleen dataopslag
De discussie over Microsoft 365 en Europese alternatieven gaat vaak over de locatie van gegevens. Daarbij worden onderwerpen zoals digitale soevereiniteit en de Amerikaanse Cloud Act regelmatig genoemd. Dat zijn belangrijke afwegingen, maar ze vormen slechts een deel van het vraagstuk. Minstens zo belangrijk is de vraag hoe informatie gedurende de gehele levenscyclus wordt beheerd. Microsoft heeft de afgelopen jaren fors geïnvesteerd in functionaliteiten voor compliance, archivering, records management en informatiebeheer binnen Microsoft Purview. Europese alternatieven richten zich vooralsnog vooral op Europese hosting, open standaarden en samenwerking.
Dat betekent niet dat de ene oplossing beter is dan de andere. Wel betekent het dat organisaties verder moeten kijken dan alleen de locatie van hun data. De vraag is niet alleen waar informatie wordt opgeslagen, maar ook hoe deze wordt geordend, beheerd, bewaard en teruggevonden.
Eerst de informatiehuishouding, daarna het platform
De discussie over Microsoft 365, Euro Office of andere alternatieven gaat uiteindelijk niet over software. De belangrijkste vraag is hoe een organisatie wil samenwerken, welke eisen worden gesteld aan informatiebeheer en hoe wordt voldaan aan wettelijke verplichtingen zoals de Woo en de Archiefwet.
Pas wanneer die uitgangspunten helder zijn, wordt zichtbaar welk platform daar het beste bij aansluit. Een keuze voor een digitale werkplek is daarmee niet alleen een IT-beslissing, maar ook een keuze die invloed heeft op samenwerking, compliance en de beheersbaarheid van informatie.
Sta je voor keuzes rondom Microsoft 365, Nextcloud, Euro Office of andere samenwerkingsplatformen? KBenP Digitale Overheid denkt graag mee over de impact op informatiehuishouding, governance en de platformkeuze die het beste aansluit bij jouw organisatie.
