Zaaksystemen spelen al jaren een grote rol binnen de gemeentewereld. Ze bieden overzicht in gemeentelijke processen zodat zaken op een uniforme manier kunnen worden vastgelegd en afgehandeld. De huidige architectuur is monolitisch te noemen, het gaat namelijk om grote omvangrijke pakketten met procesondersteuning, documentopslag en archivering allemaal op een plek bij elkaar. Dat werkte prima in de beginjaren, maar sluit steeds minder goed aan bij de huidige eisen van wendbaarheid en openheid van de overheid. Uit deze behoefte is de modulaire structuur van Common Ground ontstaan. Maar hoe kun je deze transitie precies aangaan als gemeente?
Migreren naar een modulaire aanpak
Voor de overstap van de monoliete architectuur van het zaaksysteem naar de modulaire architectuur van de Commond Ground-componenten zouden er verschillende manieren uitgedacht kunnen worden. Zo kan de overstap onder drie migratiescenario’s geschaard worden, namelijk: transitie in stappen, big bang en hybride.
Transitie in stappen
Een eerste scenario is om stap voor stap onderdelen uit het bestaande zaaksysteem te vervangen door Common Ground-componenten. Dit kan bijvoorbeeld door eerst het documentmanagementsysteem los te koppelen en pas later de zaakregistratie. Deze aanpak verkleint de risico’s, omdat niet het hele systeem in een keer veranderd wordt. Tevens geeft dit medewerkers rustig de kans om te wennen aan de verandering. Echter blijft het wel de vraag of dit met de huidige systemen haalbaar is, want als je dan documentmanagement als nieuw component toevoegt dan zou je idealiter ook dit onderdeel uit de oude systeem moeten kunnen halen en vaak kan dit helaas niet bij monolitische systemen.
Big bang
De rigoreuze aanpak zou natuurlijk ook denkbaar zijn: het zaaksysteem wordt hierbij in een keer vervangen door middel van de modulaire architectuur van Common Ground. Deze aanpak is een logische stap wanneer het huidige zaaksysteem end-of-life is. Voor dit scenario is het wel noodzakelijk om een strak plan op te stellen en dit duidelijk en op tijd te communiceren met de medewerkers. Een belangrijke voorwaarde is wel dat alle componenten die samen een zaaksysteem afdekken beschikbaar en van voldoende kwaliteit moeten zijn.
Hybride
De derde optie, en momenteel de meest gangbare, is om het huidige zaaksysteem te behouden voor bestaande processen en nieuwe processen via Common Ground-componenten in te richten. Hierdoor ontstaat er een hybride landschap waarin tijdelijk beide varianten naast elkaar zullen bestaan. Dit scenario biedt genoeg ruimte om te experimenteren, maar brengt ook wat haken en ogen met zich mee: dubbele systemen brengen meer kosten met zich mee. Het positieve is wel dat je kunt groeien met de snelheid van de ontwikkeling van de markt. We zitten op dit moment nog niet in de positie om echt te kiezen, de enige manier is om de transitie hybride aan te gaan, wat ook aansluit bij het Common Ground principe van oud naast nieuw.
Tips voor gemeenten
Hoe dan ook, is het belangrijk om wel een stap te nemen en wanneer je deze stap neemt, is het goed om de volgende zaken in de gaten te houden:
- Begin klein: start eerst met een pilot.
- Creëer draagvlak: betrek medewerkers al in een vroeg stadium bij de verandering zodat ze kunnen wennen aan de verandering.
- Leer van anderen: je hoeft het wiel niet zelf uit te vinden. Zoek contact met andere gemeenten die al stappen aan het zetten zijn richting Common Ground en informeer naar hun aanpak.
