Auteur: Gülcan Delgado
Ik zie vaak in mijn werk dat overheidsorganisaties voornemens zijn om grote (gesloten) zaaksystemen plaats te laten maken voor flexibele oplossingen die data en documenten loskoppelen van de applicatie. Het Common Ground-concept is hierin een sleutelrol gaan spelen maar de vraag is hoe Common Ground gemeenten nu écht vooruit helpt met toenemende wetgeving rondom archivering. Gemeenten hebben niet altijd direct een idee hoe ze dit kunnen uitvoeren, en hier kunnen wij als KBenP een rol in spelen.
De Archiefwet stelt eisen aan de duurzame bewaring en toegankelijkheid van informatie. Common Ground ondersteunt gemeenten hierbij door applicatie en gegevensopslag van elkaar te scheiden, iets wat in veel gemeentelijke IT-landschappen nog sterk verweven is. Deze scheiding maakt het eenvoudiger om informatie duurzaam toegankelijk te houden, los van specifieke applicaties. En doordat de herkomst van data te herleiden is, blijft de betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie meer gewaarborgd.
De Woo verplicht gemeenten om informatie vindbaar, toegankelijk en openbaar te maken. Common Ground sluit hier goed op aan door een eenduidige ontsluiting via API’s. Die maken het eenvoudiger om informatie doorzoekbaar te maken. Ook doordat betere metadata, mits juist toegepast binnen de applicaties, de vindbaarheid verhoogt.
En als laatste de WDO. De WDO draait om veilige en betrouwbare digitale dienstverlening. Common Ground draagt hieraan bij door een goede basis te bieden voor het gebruik van open standaarden. Ook ondersteunt het bij interoperabiliteit, omdat gegevens herbruikbaar worden gemaakt voor verschillende processen en applicaties. Zo hebben overheidsorganisaties meer grip op het bieden van betrouwbare dienstverlening.
Vanuit KBenP hebben wij een Volwassenheidsmodel specifiek voor Common Ground. Ons volwassenheidsmodel kan helpen bij de aanpak van het Common Ground-concept. Daarnaast heb ik ook een aantal andere handvatten, zie hieronder:
- Begin klein
Start met een beperkt domein en koppel dit via Common Ground-API’s. - Gebruik de Zaakgericht Werken API’s
De Zaken API, Documenten API en Catalogi API zijn beproefde standaarden die direct waarde opleveren en aansluiten op archief- en Woo-eisen. - Investeer in metadata
Goede metadata is onmisbaar voor archiveren en terugvinden. Richt dit vanaf het begin zorgvuldig in. - Werk samen in netwerken
Maak gebruik van kennis uit de Common Ground-community (bijvoorbeeld via VNG Realisatie) en leer van pilots bij andere gemeenten. - Betrek informatiebeheer en juridische experts
Zorg dat archivarissen en Woo-functionarissen vanaf het begin meedenken. Zo wordt Common Ground niet alleen een IT-project, maar een hulpmiddel om echt te voldoen aan wet- en regelgeving.