Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het beheer en de inrichting van het systeem. Hoe goed een systeem ook is ingericht, uiteindelijk bepalen de gebruikers het succes. Goed communiceren is cruciaal! Dat klinkt makkelijk, maar in de praktijk gaat het hier vaak mis.
Op 21 november verzorgden Daan van Dun en Lobke Westra op het Functioneel beheer kennis Festival in Burger’s Zoo een drietal inspiratiesessies over communicatie binnen implementatieprojecten.
Tijdens deze inspiratiesessies zijn we met elkaar in gesprek gegaan over de rol van functioneel beheer binnen een succesvolle implementatie. We hebben ervaringen uitgewisseld en onze ervaringen binnen de overheid gedeeld om op deze manier te leren van alle aanwezige branches.
Wat viel ons op?
Wat ons opviel in de input tijdens de sessies was dat functioneel beheerders vaak aangaven dat ze graag zo vroeg mogelijk betrokken willen worden bij een implementatietraject, dus niet als de aanbesteding voor de nieuwe applicatie al gepubliceerd is. Een tweede belangrijke conclusie is dat adoptie niet stopt na de implementatie. Er waren maar enkele organisaties die dit structureel geborgd hebben binnen hun organisatie.
Tenslotte hebben wij ervaren dat er bijzonder veel energie zat in de verschillende groepen. Dit kan een succesvolle implementatie alleen maar versterken.
Wat zijn onze tips?
De tien tips:
- Luister naar de medewerkers
- Leg het waarom goed uit
- Vertel ook duidelijk wat er niet kan, vertel het eerlijke verhaal
- Werk met beelden
- Formuleer per doelgroep je boodschap
- Zorg voor voldoende betrokken stakeholders binnen alle teams
- Zorg voor een stevige ambassadeur in het MT
- Maak teams gezamenlijk verantwoordelijk voor de implementatie -> elkaar aanspreken
- Borg alle afspraken
- Herhaal herhaal herhaal
De volgende editie van het kennisfestival functioneel beheer is op 20 mei 2025 en gaat over ‘samenwerken’. Meer weten over het kennisfestival functioneel beheer kijk dan op https://www.vfb.academy/functioneel-beheer-kennisfestival/
Meer informatie? Neem contact op met Daan van Dun of Lobke Westra.
