Al ruim 10 jaar begeleiden wij bij KBenP Digitale Overheid softwareaanbestedingen. Deze langdurige betrokkenheid brengt zowel risico’s als voordelen met zich mee. Het vergroot onze kennis en ervaring in de markt, maar we erkennen ook het gevaar van het vasthouden aan een bepaalde visie. Desondanks blijven we openstaan voor nieuwe ideeën en faciliteren we jaarlijks marktconsultaties voor leveranciers, waar we niet alleen onze producten maar ook ons proces bespreken. Onze expertise richt zich in eerste instantie op de inhoud, maar door de jaren heen hebben we aanzienlijke kennis opgedaan van het inkoopproces, specifiek op het gebied van zaaksystemen en vakapplicaties. We hebben de evolutie van aanbestedingstrends waargenomen, van ‘klassiek’ openbaar en niet-openbaar naar de concurrentiegerichte dialoog en de mededingingsprocedure met onderhandeling. Na enkele jaren experimenteren met prestatie-inkoop constateren we nu een opkomst van softwarebrokers bij lokale overheden voor de aanschaf van zaaksystemen en vakapplicaties. Hierbij wordt een raamovereenkomst afgesloten met een tussenpartij voor het leveren van een breed assortiment aan (gemeentelijke) software.
Met de inzet van een softwarebroker ontstaan echter vaak onduidelijkheden en daarbij uiteenlopende meningen. Hieronder belichten we de grootste misvattingen die we tegenkomen bij de aanschaf van zaaksystemen en vakapplicaties via een softwarebroker.
1. Snelheid van het proces
Het lijkt inderdaad mogelijk om het proces aanzienlijk te versnellen door via een softwarebroker licenties aan te schaffen, doordat in tegenstelling tot een Europese aanbesteding er geen voorgeschreven doorlooptijden van toepassing zijn. Echter, het blijft cruciaal om te beseffen dat de aanschaf van zaaksystemen en vakapplicaties een complex proces betreft. Het beantwoorden van vragen van de markt en het opstellen van een kwalitatief hoogwaardige offerte door de leverancier vergen tijd. Onze conclusie is dat de voorgeschreven 40 dagen van een Europese aanbesteding ook daadwerkelijk nodig zijn om een degelijke offerte te verkrijgen.
2. Keuze van leveranciers
Bepalen welke leveranciers een offerte mogen uitbrengen, blijft een uitdaging. Softwarebrokers zijn vaak aangesteld voor standaardsoftwarelicenties, wat het lastig maakt om zaaksystemen en vakapplicaties hieronder te categoriseren. De lokale overheidsinstantie zal hoogstwaarschijnlijk zelf een shortlist moeten samenstellen, aangezien de kennis van de softwarebroker op dit gebied minimaal is. Dit roept vragen op over gelijke behandeling en non-discriminatie. Hoewel een voordeel van een beperkte marktomvang is dat de shortlist vaak de volledige markt vertegenwoordigt, wordt de markt hierdoor wel gesloten en krijgen nieuwe toetreders weinig kansen.
3. Beoordeling van systemen
Via een softwarebroker lijkt het soms verleidelijk om op basis van een enkele demo een keuze te maken voor een zaaksysteem of vakapplicatie. Dit is echter geen verstandige benadering. Een grondig selectietraject blijft de basis voor een solide contractering in de komende jaren. Enkel een demonstratie geeft hier onvoldoende inzicht, en weinig vastgelegde informatie om op terug te vallen in de toekomst bij onenigheid over de geleverde functionaliteit.
Ondanks de beloften van softwarebrokers bij het aanschaffen van software, blijkt het proces toch complex en tijdrovend te zijn. De voordelen van snelheid zijn vaak niet zo duidelijk, en de vastgestelde doorlooptijden van een Europese aanbesteding blijven belangrijk.
De complexiteit van het kiezen van leveranciers, het risico van oneerlijke behandeling, en de verleiding om beslissingen te baseren op slechts één demonstratie zijn een risico. Onze conclusie is helder: hoewel er in specifieke situaties voordelen kunnen zijn, beperkt het gebruik van softwarebrokers vaak de concurrentie op een markt die al beperkt is. Bovendien lijkt het in strijd met het streven naar eerlijkheid en gelijke behandeling.
Hoewel een softwarebroker soms nuttig kan zijn na een openbare selectie of in bepaalde omstandigheden, lijkt het als algemene aanpak voor het kiezen van software meer nadelen dan voordelen met zich mee te brengen. Laten we streven naar een aanpak die niet alleen eerlijkheid waarborgt, maar ook de complexiteit van het aankoopproces erkent en focust op een grondige selectie voor duurzame keuzes in de toekomst.
