De overheid krijgt steeds hogere eisen van de dienstverlening voor de kiezen: informatie dient snel, digitaal, up-to-date en altijd beschikbaar te zijn. Dit vraagt van de overheid een flexibele en transparante houding om zo in te kunnen spelen op de gestelde eisen. Daarnaast is het creëren van een wendbare organisatie van belang om ook in te kunnen spelen op alle andere technologische ontwikkelingen. Al deze eisen brengen veel uitdagingen, kansen, maar ook belangrijke dilemma’s met zich mee.
Tijd voor een I-Visie!
Een I-Visie zorgt voor een stip op de horizon, het biedt kaders voor alle programma’s en projecten op het gebied van de informatiehuishouding. Het doel van een I-Visie is het creëren van een robuuste en toekomstbestendige organisatie.
Binnen een I-visie worden de kaders gezet, waar binnen alle toekomstige besluiten voor de komende jaren worden genomen. Denk daarbij aan:
- Waar wil je als organisatie over vijf jaar staan? Bepaal een stip op de horizon op het gebied van ICT, Informatievoorziening en Informatiebeheer. Deze stip helpt de komende jaren bij het maken van keuzes binnen deze gebieden met als doel om over vijf jaar een stabiele toekomstbestendige organisatie te hebben staan.
- Identificeer de kwetsbaarheden binnen je informatiehuishouding en benoem de punten waarop je een robuuste organisatie wilt gaan bouwen met als doel de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.
- Benoem je ambitieniveau voor de kwaliteit van je informatiehuishouding: wat is er nodig om ongewenste en onveilige situaties in de informatiehuishouding te voorkomen, weet welke informatie waar staat en hoe deze toegankelijk is.
- Breng in kaart wat de benodigde investeringen en vervangingen zijn zodat de noodzakelijke budgetten tijdig aangevraagd kunnen worden.
Belangrijk om hierbij op te merken is dat het werken vanuit een I-Visie niet alleen de ICT, maar de gehele organisatie raakt. Het betreft de gehele informatievoorziening, waarbij samenhang tussen ICT, data en organisatie wordt gecreëerd. Je kan je ICT/IV nog zo mooi hebben ingericht, als niemand er iets mee doet haal je die stip op de horizon alsnog niet! Om tot een breed gedragen I-visie te komen is het van belang om in gesprek te gaan met een vertegenwoordiging vanuit de gehele organisatie: van het KCC tot de beleidsafdeling, van het sociale tot aan het ruimtelijke domein en van het organisatie tot aan het politieke bestuur. Zorg dat er goede discussies plaatsvinden en je speerpunten uit de visie goed doorleefd worden. Maak het ontwikkelen van je visie een samenwerkingsproduct van de organisatie, en betrek zeker ook je klanten. Doorleef de visie met de hele organisatie zodat je een goede basis hebt waarop je gaat bouwen aan die toekomstbestendige organisatie.
De I-Visie is de eerste strategische stap. Het lost niet direct je inlogproblemen op en zorgt er ook niet voor dat je dat document nu wel snel terug kan vinden. Het is geen stappenplan voor het oplossen van de lopende uitdagingen binnen de organisatie, maar de basis voor toekomstige beslissingen zodat de stip op de horizon voor iedereen duidelijk is en de gewenste oplossingen op je ICT/IV problemen goed geborgd gaan worden binnen je organisatie.
KBenP Digitale overheid heeft veel ervaring met visie en strategietrajecten. Wilt u meer weten? Neem contact op met Lobke Westra op lobke.westra@kbenp.nl.
