Hoe organiseer je een evenement dat volledig draait om het zien, beleven en ervaren van verschillende softwaresystemen? Waarbij interactie tussen leveranciers en bezoekers centraal staat? Een evenement dat voorheen plaatsvond in de enorme hallen van bezoekerscentrum 1931, in een jaar waarin men niet meer dan één gast over de vloer mag hebben? De oplossing: LIVE!2021 was dit jaar volledig digitaal! Een groot avontuur, niet alleen voor de leveranciers en de gasten, maar ook voor de organisatie zelf.
Maar liefst zeventwintig leveranciers van onder andere zaaksystemen, VTH-systemen, documentcreatietools en koppelspecialisten namen deel aan het event. Zij gaven demonstraties en gingen in op de vragen van de meer dan 400 bezoekers. Elke leverancier beheerde de hele dag een volledig digitale ‘stand’, compleet met omschrijving, beeldmateriaal en links naar pagina’s met meer informatie. De bezoekers konden via de Expo-omgeving kiezen welke stand zij binnen wilden stappen. Als ze even wilden bijkomen van de indrukken, waren ze welkom in de KBenP Huiskamer. Traditiegetrouw was deze ruimte de hele dag open en was er altijd wel een handjevol KBenP-adviseurs te vinden die in gesprek gingen met de bezoekers over de informatievraagstukken binnen hun organisatie. De digitale omgeving werd verzorgd door de mensen van eVisit, die de hele dag paraat stonden om bezoekers en leveranciers te helpen bij vragen.
Eén van de unieke kanten van een congres als LIVE! is de toevallige ontmoetingen met gelijkgestemden, het uitwisselen van kennis en ervaring, zomaar bij de lunchtafel. Een digitaal broodjesbuffet (of Bossche bollenkraam) nabouwen ging helaas niet, maar om deze ontmoetingen te stimuleren was er dit jaar iets nieuws: de netwerkcarrousel. Met één druk op de knop stapten bezoekers in de carrousel en werden ze aan willekeurige andere bezoekers gekoppeld. Met mooie, onverwachte en leerzame gesprekken als gevolg.
En wellicht wel het grootste voordeel: er was geen reistijd voor de bezoekers! Enkele dagen na de spannende datum van 4 maart kijkt KBenP Digitale Overheid met grote tevredenheid terug op een zeer geslaagde zevende editie van LIVE! Natuurlijk hopen wij op een ‘echt live’ weerzien met alle bezoekers en leveranciers in 2022, maar voor nu was dit de perfecte oplossing.
