Ondanks de coronacrisis gaat het werk van de adviseurs van KBenP Digitale Overheid onverminderd door. Een belangrijk deel van onze werkzaamheden bestaat uit het begeleiden van aanbestedingen van zaaksystemen en andere applicaties die de overheid ondersteunen. Een cruciaal onderdeel van zo’n aanbesteding is de beoordelingsweek.
Tijdens deze fase trekt het projectteam, dat eerder al samen met KBenP het Programma van Eisen en Wensen heeft samengesteld, een hele week uit om de inzendingen van de leveranciers te beoordelen op kwaliteit. Het heet niet voor niets beoordelingsweek: alle inzendingen van de leveranciers grondig beoordelen kost tijd. In normale tijden is een beoordelingsweek een bijzondere, leuke en intensieve periode, waar het projectteam en onze adviseurs een week lang gezamenlijk in het gemeentehuis te vinden zijn. De projectleden beoordelen de inzendingen in etappes en na elke etappe gaan de leden onder begeleiding van onze adviseurs in consensus. Dan wordt de eindscore per beantwoording per leverancier bepaald – een score waar iedereen zich in moet vinden. Om dit te bereiken zijn vaak uitgebreide inhoudelijke discussies nodig.
Toen de coronamaatregelen hun intrede deden, vroegen we ons af: hoe kunnen we de unieke gefocuste sfeer van de beoordelingsweek digitaal nabootsen? De verleiding voor de drukbezette adviseurs en projectleden was groot om de weekplanning los te laten, nu we toch niet meer fysiek bij elkaar konden komen. Projectleden kunnen immers ook in hun eigen tijd beoordelen en dan kan de consensus achteraf, of in een paar etappes tussendoor.
Toch hebben we dat niet gedaan. Zo hadden we twee weken geleden een beoordelingsweek met de gemeente IJsselstein die volledig digitaal was. Ook al zien we elkaar niet in het echt maar door een scherm, toch trapten we de beoordelingsweek met zijn allen af op de maandagochtend en ging iedereen volgens dezelfde planning aan de slag met beoordelen. We gingen zelfs vaker in consensus met elkaar dan we in het echt zouden doen, om het contact en de betrokkenheid te vergroten.
Het beoordelen volgens één gezamenlijke planning heeft vele voordelen: zo kunnen relevante vragen tussendoor gesteld worden in de digitale meeting en kan iedereen het antwoord direct meekrijgen. Ook blijft de focus van de projectleden groter, nu voor de beoordeling nog steeds een speciale week gereserveerd is en de adviseurs de hele week voor ze klaarstaan. Tot slot is het simpelweg gezelliger om elkaar gedurende de dag meerdere keren te spreken en steeds gezamenlijk in consensus te gaan!
Eén nadeel blijft: normaal gesproken worden de projectleden beloond met taart door de adviseurs na een paar dagen, als de beoordelingsvermoeidheid toe dreigt te slaan. Een digitale taart of ander lekkers overhandigen door het scherm gaat helaas niet zo makkelijk. Maar gelukkig draaien de bezorgdiensten niet voor niets overuren…
