In deze tijd zijn de functionaliteiten die Office 365 biedt met Teams en SharePoint erg welkom, zoals het digitaal samenwerken en digitaal vergaderen. Deze functionaliteiten zijn in de laatste periode bij veel organisaties versneld ‘geïmplementeerd’ (lees: beschikbaar gesteld). Maar er was geen tijd en ruimte om eerst een governance-document op te stellen. Wat niet gek is, want dit wordt ook in niet-crisistijden vaak vergeten. Het gevolg wat veel gezien wordt is daarmee ook niet gek, namelijk de vraag hoe houden we ‘het’ beheersbaar en wat doen we eigenlijk waar? Een gevolg hiervan is dat de volgende vragen rijzen binnen organisaties: hoe houden we ‘het’ beheersbaar en wat doen we eigenlijk waar?
Door het opstellen van een governance-document (afspraken of beheerdocument) kun je afspraken vastleggen voor informatiebeheer (en archiefbeheer). In een governance-document wordt onder andere vastgelegd wat je in de diverse applicaties kan, wat je in de diverse applicaties dient te doen, wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de informatie, etcetera.
Vooral bij Office 365-functionaliteiten is het goed om hier afspraken over te maken. Zo is Teams best intuïtief en gebruiksvriendelijk en wordt het ook zo ervaren. Eigenlijk is er van alles mogelijk op gebruikersniveau. Dat is leuk, maar er schuilt ook een gevaar in. Want wil je dat elke gebruiker een teamsite aanmaakt, mensen autoriseert en lekker zijn gang kan gaan? Of wil je hier beleid en afspraken voor vastleggen? Door vast te leggen wie wat waar mag, wat je waar doet en hoe de informatie geborgd en beheerd wordt, voorkom je onbeheersbare praktijken in de toekomst.
Voor overheidsorganisaties schuilt ook nog het risico dat informatie niet goed geborgd wordt, niet terug te vinden is, niet archiveerbaar is, etcetera. En dit terwijl de archiefwet en de WOB van kracht is en de WOO voor de deur staat. Wat betreft het archiveren in Teams, of eigenlijk SharePoint, want deze zijn (bijna) onlosmakelijk met elkaar verbonden, is dit van een heel ander niveau dan de DMS/RMA applicaties die men ‘gewend is’. In het beheercentrum van SharePoint kan het een en ander geregeld worden op archiefniveau door retentieregels vast te leggen. Maar dit is meer het zogenaamde In Place records, niet een archiefapplicatie die voldoet aan allerlei normen en eisen.
Het is goed om te beginnen met in kaart brengen welke applicaties zijn erbinnen de organisatie waarin informatie wordt gegenereerd en opgeslagen (archiefwaardig en niet). Hoe lopen je processen ten opzichte van de applicaties?, Maak dit inzichtelijk en breng het in lijn met elkaar. Zorg dat voor iedereen duidelijk is wat men waar doet en waarom. Zo worden vaak de gestructureerde werkprocessen in het zaaksysteem afgehandeld, taakspecifieke in TSA (eventueel ook zaaksysteem/DMS), en niet gestructureerde processen en projecten in SharePoint of Teams.
Aantal onderwerpen waar je aan kunt denken bij het opstellen van een governance-document:
- Wat is Office 365
- Wat is de opbouw en het doel
- Welke functionaliteiten (Teams, SharePoint, OneDrive, ..)
- Wat doe ik waar
- Opbouw (ordenings of inrichtingsstructuur)
- (autorisatie)Beheer (Welke rollen en rechten)
- Informatie eigenaar
- Informatiebeheer
- Archiefbeheer, wet- en regelgeving (AVG)
- Vernietiging
- Training
- …
Mocht je na het lezen van dit stuk vragen hebben of in gesprek komen, neem gerust contact met mij op: carly.kloos@kbenp.nl
