Anonimiseren, hoe maak je jouw documenten veilig en snel klaar voor publicatie?

Het beveiligen van persoonsgegevens, een hottopic wat in de hedendaagse cultuur niet meer weg te denken is. Waar vroeger inwoners online overal gegevens achterlieten, zie je nu geen online formulier meer zonder uitleg over de verwerking van de persoonsgegevens. Zeker sinds de invoering van de AVG in 2016 zijn burgers bewuster en waakzamer hoe wordt omgegaan met hun persoonsgegevens.

Daarnaast is in mei 2022 de Wet Open Overheid (Woo) ingegaan. De wet die voorschrijft dat overheidsinstanties meer overheidsinformatie actief openbaar gaan maken. En dit geldt dus ook voor de informatie waarin persoonsgegevens verwerkt zijn. Nu verplicht de Wet uiteraard niet om persoonsgegevens openbaar te maken, maar de inhoud zal wel openbaar gemaakt moeten worden. Maar nieuw is dit probleem niet. Ook bij de voorganger van de Woo, namelijk de Wob (Wet openbaarheid van bestuur) was dit het geval. Het grote verschil is vooral dat bij de Wob overheidsinstanties geacht waren informatie passief openbaar te maken, kortom enkel wanneer iemand daar om vroeg. Onder de Woo is het idee dat alle informatie al openbaar is, zonder dat iemand daar om hoeft te vragen.

Een van de  oplossingen? De documenten die openbaar gemaakt moeten worden, maar persoonsgegevens bevatten te anonimiseren. Hiermee gaat er als het ware een zwart blokje over de te anonimiseren informatie heen zodat de informatie niet meer te herleiden is naar een persoon. Helaas gaat dat niet zo simpel als een zwart blokje in Word eroverheen plakken en klaar. De informatie blijkt dan namelijk onder water nog te herleiden zijn naar de persoon. In de praktijk werd het document daarom uitgeprint, de informatie zwart gemarkeerd en vervolgens weer ingescand. Een hoop handmatige handelingen dus.

Om dit proces eenvoudiger, sneller en vooral veiliger te maken kan je als organisatie anonimiseringssoftware inzetten. Anonimiseringssoftware is kort gezegd software om specifieke informatie uit documenten te verwijderen of ‘maskeren’ zodat de informatie niet meer identificeerbaar is.

KBenP Digitale Overheid is al jaren een sterke kennispartner in het aanschaffen van overheidssystemen zoals zaaksystemen en VTH-systemen. Met de grote populariteit van anonimiseringssoftware zijn wij ons hier ook in gaan verdiepen. Hierom hebben wij voor de anonimiseringssoftware ook weer een leverancierslegenda ontwikkeld. De Leveranciers Legenda geeft een zo compleet mogelijk beeld van de systemen en functionaliteiten van verschillende leveranciers binnen de (gemeentelijke) markt. Het is onze visie is om de markt van (gemeentelijke) systemen overzichtelijker te maken. In de Leverancierslegenda is per leverancier een overzicht van verschillende functionaliteiten opgenomen. Dit geeft in één oogopslag een beeld welke functionaliteiten de verschillende leveranciers aanbieden.

Heb je vragen en/of wil je eens sparren over anonimiseren? Neem dan gerust contact op met Kayleigh Boer via kayleigh.boer@kbenp.nl .

Wil je de legenda aanvragen? Dat kan via onderstaand formulier:

"*" geeft vereiste velden aan

Naam*
Stuur mij de maandelijkse nieuwsbrief van KBenP Digitale Overheid met nieuws en updates rondom de Digitale Overheid:*

Deel dit bericht:

Facebook
LinkedIn

Geef een antwoord

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.